Cara Menentukan Kandidat yang Layak Interview

Kandidat layak interview adalah kandidat yang memenuhi kriteria utama suatu posisi dan memiliki bukti awal bahwa pengalaman, kompetensi, serta potensinya relevan dengan kebutuhan pekerjaan. Untuk menentukannya, HR sebaiknya menggunakan proses screening yang terstruktur, mulai dari menetapkan kriteria kandidat, mengevaluasi CV, menilai kompetensi, menggunakan assessment yang relevan, hingga melakukan scoring. 

Memilih kandidat untuk interview terdengar sederhana sampai jumlah lamaran yang masuk mencapai puluhan atau bahkan ratusan.

Pada kondisi tersebut, HR tidak hanya perlu mencari kandidat yang memenuhi syarat. Tantangannya adalah menentukan siapa yang paling layak melanjutkan ke tahap interview.

CV dengan pengalaman panjang belum tentu menunjukkan kandidat terbaik. Sebaliknya, kandidat dengan pengalaman yang lebih singkat bisa saja memiliki kompetensi dan potensi yang sangat sesuai dengan posisi.

Karena itu, cara menentukan kandidat yang layak interview perlu dilakukan dengan kriteria yang jelas dan metode screening yang konsisten.

Apa yang Dimaksud Kandidat yang Layak Interview?

Kandidat yang layak interview adalah pelamar yang memenuhi persyaratan utama suatu posisi dan memiliki indikasi kesesuaian yang cukup untuk dievaluasi lebih lanjut melalui interview.

Lolos screening bukan berarti kandidat pasti diterima. Tahap ini hanya menentukan apakah kandidat memiliki cukup bukti awal untuk masuk ke tahap evaluasi berikutnya.

HR dapat mempertimbangkan beberapa sumber informasi, seperti:

• Pendidikan dan sertifikasi yang relevan.

• Pengalaman kerja.

• Kompetensi teknis.

• Soft skill yang dibutuhkan posisi.

• Pencapaian kandidat.

• Hasil assessment jika digunakan.

• Informasi lain yang relevan dengan pekerjaan.

Dengan pendekatan ini, pertanyaan HR tidak berhenti pada “Apakah kandidat memenuhi syarat?”, tetapi berkembang menjadi “Seberapa kuat bukti bahwa kandidat sesuai dengan kebutuhan posisi?”

Mengapa Kriteria Kandidat Harus Ditentukan Sebelum Screening?

Salah satu masalah dalam proses screening terjadi ketika HR baru menentukan standar setelah melihat CV kandidat.

Kandidat pertama mungkin dianggap menarik karena memiliki pengalaman di perusahaan besar. Kandidat berikutnya dinilai lebih baik karena memiliki pendidikan yang lebih tinggi. Tanpa standar yang ditetapkan sejak awal, proses penilaian dapat berubah tergantung pada siapa yang sedang dilihat.

Karena itu, HR perlu menentukan kriteria kandidat sebelum membuka atau mulai melakukan screening.

Tentukan Kompetensi Utama Posisi

Mulailah dari pekerjaan yang harus dilakukan kandidat.

Misalnya, perusahaan mencari Sales Executive. Selain pengalaman sales, kompetensi yang mungkin dibutuhkan antara lain:

• Kemampuan komunikasi.

• Negosiasi.

• Orientasi target.

• Kemampuan membangun relasi.

• Problem solving.

• Kemampuan menghadapi tekanan target.

Tidak semua kompetensi harus diberi bobot sama. HR bersama hiring manager dapat menentukan mana yang bersifat kritis dan mana yang hanya menjadi nilai tambah.

Pisahkan Kriteria Wajib dan Kriteria Tambahan

Kriteria wajib merupakan persyaratan yang memang harus dipenuhi kandidat.

Contohnya:

• Sertifikasi tertentu.

• Pengalaman minimal pada bidang khusus.

• Penguasaan software tertentu.

• Lisensi profesi.

• Kemampuan teknis yang tidak dapat dipelajari secara cepat setelah bergabung.

Sementara itu, kriteria tambahan dapat menjadi nilai plus tetapi tidak otomatis menggugurkan kandidat.

Pemisahan ini membantu HR menghindari screening yang terlalu kaku sekaligus tetap menjaga standar posisi.

Buat Candidate Profile

Candidate profile menggambarkan kandidat yang ideal berdasarkan kebutuhan pekerjaan.

Profil tersebut dapat mencakup:

• Level pengalaman.

• Kompetensi utama.

• Pengalaman industri.

• Kemampuan teknis.

• Kompetensi interpersonal.

• Potensi pengembangan.

• Ekspektasi terhadap peran.

Candidate profile sebaiknya disepakati HR dan hiring manager sebelum proses seleksi berjalan. Dengan begitu, keduanya memiliki standar yang sama ketika menilai kandidat.

Cara Menentukan Kandidat yang Layak Interview

Setelah kriteria ditentukan, HR dapat menggunakan beberapa tahap berikut untuk membuat shortlist kandidat.

1. Screening CV Berdasarkan Kriteria

Mulailah dengan mencocokkan informasi dalam CV dengan kriteria posisi.

Namun, jangan hanya mencari kecocokan berdasarkan nama jabatan.

Misalnya, kandidat tidak pernah memiliki jabatan “Digital Marketing Specialist”, tetapi memiliki pengalaman mengelola campaign, membuat content strategy, menjalankan iklan digital, dan menganalisis conversion.

Jika screening hanya berdasarkan nama posisi sebelumnya, kandidat seperti ini berpotensi terlewat.

Karena itu, HR perlu melihat tanggung jawab dan pencapaian kandidat, bukan hanya job title.

2. Evaluasi Relevansi Pengalaman

Lama pengalaman bukan satu-satunya indikator.

HR perlu melihat apakah pengalaman tersebut benar-benar berkaitan dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

Beberapa pertanyaan yang dapat digunakan:

• Apakah kandidat pernah menangani pekerjaan serupa?

• Seberapa besar tanggung jawab yang pernah dipegang?

• Apakah kandidat memiliki pencapaian yang relevan?

• Apakah tingkat pengalamannya sesuai dengan level posisi?

• Apakah kandidat menunjukkan perkembangan tanggung jawab?

Dengan begitu, lima tahun pengalaman yang sangat relevan tidak otomatis kalah dari sepuluh tahun pengalaman yang kurang berkaitan.

3. Periksa Kompetensi Teknis

Untuk posisi tertentu, kompetensi teknis menjadi filter penting.

Contohnya:

• Accounting: pemahaman laporan keuangan, jurnal, perpajakan, dan software akuntansi.

• Data Analyst: pengolahan data, analytical thinking, SQL, dan tools analisis yang relevan.

• Sales: prospecting, negotiation, presentation, dan kemampuan mencapai target.

• Software Engineer: programming language, software development, debugging, dan kemampuan teknis lain sesuai stack yang digunakan perusahaan.

HR tidak harus menjadikan seluruh skill sebagai persyaratan wajib. Bedakan skill yang harus dikuasai sejak awal dengan skill yang masih dapat dikembangkan melalui training.

4. Gunakan Assessment sebagai Data Tambahan

CV memberikan informasi tentang pengalaman. Interview memberikan kesempatan untuk menggali kompetensi dan perilaku. Assessment dapat melengkapi keduanya dengan memberikan data mengenai aspek tertentu yang relevan dengan kebutuhan posisi.

Assessment dapat digunakan untuk membantu melihat aspek seperti kemampuan kognitif, kepribadian, potensi, atau kecocokan dengan pekerjaan, tergantung alat yang digunakan.

Namun, hasil assessment sebaiknya tidak menjadi satu-satunya dasar keputusan hiring. HR perlu memastikan alat tes yang digunakan memang sesuai dengan tujuan assessment dan karakter posisi.

Untuk kebutuhan screening kandidat, misalnya, HR dapat mempertimbangkan assessment yang membantu melihat kecocokan kandidat dengan posisi. Salah satu assessment yang dapat digunakan adalah Career Match, yang membantu melihat tingkat kecocokan kandidat dengan posisi tertentu.

5. Buat Candidate Scoring

Ketika jumlah kandidat banyak, scoring dapat membantu HR membandingkan kandidat menggunakan kriteria yang sama.

Contohnya:

• Pengalaman relevan: 25%

• Kompetensi teknis: 25%

• Pendidikan/sertifikasi: 10%

• Asesmen: 20%

• Pencapaian: 10%

• Kompetensi pendukung: 10%

Totalnya menjadi 100%.

Bobot tersebut bukan standar universal. HR dapat mengubahnya berdasarkan kebutuhan posisi.

Untuk posisi teknis, kompetensi teknis mungkin mendapatkan bobot lebih tinggi. Sementara untuk posisi entry-level, potensi belajar dan kemampuan kognitif dapat menjadi pertimbangan yang lebih besar.

Scoring bukan bertujuan mengubah kandidat menjadi sekadar angka. Fungsinya adalah membantu HR membuat perbandingan yang lebih konsisten.

Apakah Kandidat dengan Skor Tertinggi Selalu Layak Interview?

Tidak selalu. Scoring merupakan alat bantu, bukan pengganti professional judgment HR.

Misalnya, seorang kandidat mendapatkan skor tinggi karena pengalaman dan pendidikan. Namun, kandidat tersebut tidak memenuhi satu persyaratan wajib yang bersifat kritis.

Dalam situasi seperti ini, skor keseluruhan tidak seharusnya otomatis mengalahkan kriteria wajib.

Hal yang sama berlaku untuk assessment. Hasil tes perlu dilihat bersama informasi lain yang relevan, seperti pengalaman, kompetensi, hasil interview, dan kebutuhan pekerjaan.

Prinsipnya adalah gunakan beberapa sumber informasi yang relevan untuk membangun keputusan yang lebih kuat.

Kapan Kandidat Siap Masuk Tahap Interview?

Kandidat dapat diprioritaskan untuk interview ketika terdapat cukup bukti bahwa dirinya memenuhi kebutuhan utama posisi dan layak dievaluasi lebih mendalam.

HR dapat menggunakan checklist berikut:

• Memenuhi kriteria wajib.

• Memiliki pengalaman relevan atau transferable skills.

• Memiliki kompetensi utama yang dibutuhkan.

• Menunjukkan pencapaian yang relevan.

• Tidak memiliki masalah yang berkaitan langsung dengan persyaratan pekerjaan.

• Memiliki hasil assessment yang sesuai jika assessment digunakan.

• Mendapatkan skor screening yang memenuhi standar.

• Dapat dibandingkan dengan kandidat lain menggunakan kriteria yang konsisten.

Setelah masuk shortlist, interview digunakan untuk menggali informasi yang belum dapat diperoleh dari CV dan assessment.

Dengan demikian, interview tidak perlu menjadi tahap untuk “mencari tahu semuanya dari awal”. Interview dapat diarahkan untuk memvalidasi informasi, menggali kompetensi, serta mengevaluasi area yang masih belum jelas.

Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Screening Kandidat

Proses screening dapat kehilangan objektivitas jika HR terlalu mengandalkan kesan pribadi atau indikator yang tidak relevan dengan pekerjaan.

• Hanya melihat nama perusahaan. Bekerja di perusahaan besar tidak otomatis membuat kandidat lebih cocok. Yang lebih penting adalah tanggung jawab, kompetensi, dan pencapaian yang relevan dengan posisi.

• Terlalu terpaku pada pendidikan. Pendidikan dapat menjadi persyaratan penting untuk pekerjaan tertentu. Namun, untuk banyak posisi, kompetensi dan pengalaman relevan juga perlu dipertimbangkan.

• Menganggap lama pengalaman sebagai jaminan. Durasi pengalaman perlu dilihat bersama relevansi dan kualitas pengalaman tersebut.

• Menggunakan asesmen sebagai penentu tunggal. Asesmen memberikan data tambahan, bukan keputusan hiring secara otomatis.

• Terlalu mengandalkan feeling. Intuisi HR dapat membantu membentuk hipotesis, tetapi keputusan sebaiknya tetap didukung oleh indikator yang jelas dan relevan.

Bagaimana Assessment Membantu Proses Screening?

Assessment dapat ditempatkan pada berbagai titik dalam proses recruitment, tergantung kebutuhan perusahaan. Salah satu alur yang dapat digunakan adalah:

CV screening → assessment → scoring → shortlist → interview HR → interview user → keputusan hiring.

Namun, tidak ada satu alur yang wajib digunakan semua perusahaan.

Untuk posisi dengan jumlah kandidat tinggi, assessment dapat membantu HR melakukan penyaringan awal. Sementara untuk posisi tertentu, assessment mungkin lebih tepat dilakukan setelah kandidat melewati interview awal.

Pemilihan alat assessment juga perlu mempertimbangkan apa yang ingin diukur. Jika perusahaan ingin melihat kecocokan kandidat dengan pekerjaan, assessment yang mengukur aspek tersebut akan lebih relevan dibanding menggunakan tes yang tidak memiliki hubungan jelas dengan kebutuhan posisi.

Tentukan Kandidat Interview dengan Proses yang Terstruktur

Menentukan kandidat yang layak interview bukan sekadar memilih CV yang terlihat paling menarik.

HR perlu memulai dari kriteria posisi yang jelas, kemudian melakukan screening, mengevaluasi kompetensi dan pengalaman, menggunakan assessment yang relevan bila diperlukan, lalu membandingkan kandidat dengan standar yang konsisten.

Proses tersebut membantu HR menggunakan waktu interview secara lebih efektif sekaligus mengurangi keputusan yang terlalu bergantung pada kesan pertama.

Jika perusahaan ingin memperkuat proses screening menggunakan assessment psikologi yang sesuai dengan kebutuhan posisi, Psikologiehub menyediakan berbagai pilihan tes untuk kebutuhan corporate.

Belum yakin assessment apa yang paling tepat untuk posisi yang sedang direkrut? Booking konsultasi dengan Psikologiehub agar pilihan assessment dapat disesuaikan dengan tujuan evaluasi dan kebutuhan posisi. Untuk kebutuhan assessment corporate yang lebih spesifik, Anda juga dapat menghubungi tim Psikologiehub melalui WhatsApp untuk mendiskusikan kebutuhan perusahaan secara langsung.

FAQ

1. Apa itu kandidat yang layak interview?

Kandidat yang layak interview adalah kandidat yang memenuhi kriteria utama posisi dan memiliki bukti awal bahwa kompetensi serta pengalamannya relevan.

2. Apa indikator kandidat layak interview?

Indikatornya dapat mencakup pengalaman relevan, kompetensi teknis, kualifikasi wajib, pencapaian, hasil assessment, dan kesesuaian dengan kebutuhan posisi.

3. Apakah psikotes diperlukan sebelum interview?

Tidak selalu. Assessment dapat digunakan jika perusahaan membutuhkan data tambahan sebelum menentukan kandidat yang masuk shortlist.

4. Apakah kandidat dengan pengalaman paling banyak pasti dipilih?

Tidak. Relevansi pengalaman, kompetensi, potensi, dan kebutuhan posisi perlu dipertimbangkan secara keseluruhan.

5. Bagaimana membuat screening kandidat lebih objektif?

Tetapkan kriteria sebelum screening, gunakan indikator yang konsisten, dokumentasikan penilaian, dan gunakan beberapa sumber data yang relevan.