Cara Melakukan Background Check Karyawan: Apa Saja yang Dicek?

Dalam proses rekrutmen, CV dan hasil wawancara sering kali belum cukup untuk memberikan gambaran utuh tentang seorang kandidat. Di sinilah background checking berperan penting. Secara umum, langkah melakukan background check dimulai dari meminta persetujuan kandidat, memverifikasi identitas, hingga menelusuri riwayat pendidikan, pekerjaan, dan aspek pendukung lainnya. Proses ini bisa memakan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu, tergantung kedalaman pengecekan dan metode yang digunakan. Agar Anda memahami prosesnya secara menyeluruh dan terstruktur, simak penjelasan lengkap dalam artikel ini.

Apa Saja yang Diperiksa saat Background Check?

Bukan sekedar formalitas, dengan background check kandidat melalui proses verifikasi secara menyeluruh untuk memastikan kandidat benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan nilai perusahaan. Berikut beberapa aspek utama yang umumnya diperiksa:

• Identitas pribadi
  Meliputi nama lengkap, tanggal lahir, alamat, dan dokumen resmi seperti KTP atau paspor untuk memastikan identitas kandidat valid dan sesuai data.

• Riwayat pendidikan
  Verifikasi institusi pendidikan, jurusan, tahun kelulusan, hingga keabsahan ijazah yang dilampirkan.

• Riwayat pekerjaan
  Mengecek pengalaman kerja sebelumnya, jabatan, durasi bekerja, serta alasan keluar dari perusahaan terdahulu.

• Pemeriksaan skill
  Menilai kesesuaian keterampilan teknis maupun non-teknis dengan posisi yang dilamar.

• Referensi kerja
  Menghubungi atasan atau rekan kerja sebelumnya untuk mendapatkan gambaran objektif tentang performa dan etika kerja kandidat.

• Riwayat hukum atau kriminal
  Dilakukan untuk memastikan kandidat tidak memiliki catatan hukum serius yang berpotensi merugikan perusahaan.

• Riwayat keuangan
  Biasanya relevan untuk posisi yang berkaitan dengan keuangan, kepercayaan, atau akses terhadap aset perusahaan.

• Jejak digital dan media sosial
  Menilai bagaimana kandidat berperilaku di ruang publik digital dan apakah selaras dengan citra perusahaan.

• Kesehatan fisik dan mental
  Pemeriksaan ini bertujuan memastikan kandidat mampu menjalankan tanggung jawab pekerjaannya secara optimal.

• Kesesuaian budaya kerja
  Menilai apakah nilai, sikap, dan cara kerja kandidat sejalan dengan budaya perusahaan.

Cara Melakukan Background Check Karyawan

Setelah memahami apa saja yang diperiksa, langkah berikutnya adalah mengetahui cara melakukan background check karyawan secara sistematis. Proses ini sebaiknya dilakukan secara bertahap agar hasil yang diperoleh akurat, relevan, dan tidak melanggar etika maupun regulasi.

Meminta Persetujuan Kandidat

Langkah pertama dan paling krusial adalah meminta izin secara tertulis dari kandidat. Persetujuan ini menunjukkan profesionalisme perusahaan sekaligus melindungi aspek hukum dan privasi. Kandidat yang terbuka biasanya tidak keberatan dengan proses ini.

Melakukan Verifikasi Identitas

Setelah persetujuan diperoleh, HR dapat memverifikasi identitas kandidat melalui dokumen resmi. Tahap ini penting untuk mencegah pemalsuan data dan memastikan kandidat adalah individu yang sama dengan yang tercantum di CV.

Memeriksa Riwayat Pendidikan

Verifikasi pendidikan dapat dilakukan dengan menghubungi pihak institusi atau menggunakan database pendidikan. Langkah ini membantu memastikan bahwa kualifikasi akademik kandidat benar adanya dan relevan dengan posisi yang dilamar.

Memeriksa Riwayat Pekerjaan

HR dapat mengonfirmasi pengalaman kerja kandidat dengan perusahaan sebelumnya, baik melalui dokumen pendukung maupun komunikasi langsung. Fokusnya bukan hanya pada jabatan, tetapi juga kontribusi dan tanggung jawab kandidat selama bekerja.

Menghubungi Orang yang Direkomendasikan Kandidat (Reference Check)

Reference check memberikan sudut pandang yang lebih objektif mengenai karakter, etos kerja, dan kemampuan bekerja dalam tim. Pertanyaan yang diajukan sebaiknya terstruktur dan relevan dengan kebutuhan posisi.

Riwayat Keuangan (BI Checking / SLIK OJK)

Riwayat keuangan merupakan salah satu aspek penting dalam background check karyawan, khususnya untuk posisi yang berkaitan dengan keuangan, pengelolaan aset, atau jabatan strategis. Di Indonesia, pemeriksaan ini dikenal dengan istilah BI Checking, yang kini dikelola melalui SLIK OJK (Sistem Layanan Informasi Keuangan Otoritas Jasa Keuangan).

Melalui BI Checking atau SLIK OJK, perusahaan dapat mengetahui rekam jejak kredit kandidat, mulai dari riwayat pinjaman bank, kartu kredit, status pembayaran cicilan, hingga adanya tunggakan atau kredit bermasalah. 

Perlu ditegaskan bahwa pemeriksaan BI Checking tidak bertujuan untuk menilai kondisi ekonomi pribadi kandidat, melainkan untuk memastikan kesesuaian kandidat dengan tanggung jawab jabatan yang akan diemban. 

Memeriksa Riwayat Kriminal

Untuk posisi tertentu, pemeriksaan catatan hukum menjadi langkah penting guna menghindari potensi risiko di kemudian hari. Proses ini harus dilakukan secara hati-hati dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Melihat Media Sosial

Media sosial dapat mencerminkan kepribadian dan sikap kandidat di luar lingkungan kerja. HR tidak perlu menilai kehidupan pribadi, melainkan fokus pada perilaku yang berpotensi berdampak pada profesionalisme dan reputasi perusahaan.

Mengecek Kesehatan

Pemeriksaan kesehatan biasanya dilakukan melalui medical check-up. Tujuannya bukan untuk mendiskriminasi, melainkan memastikan kandidat mampu menjalankan tugas pekerjaan secara aman dan berkelanjutan.

Melakukan Evaluasi dan Mengambil Keputusan

Setelah seluruh data terkumpul, HR dan hiring manager dapat melakukan evaluasi menyeluruh. Hasil background check sebaiknya digunakan sebagai bahan pertimbangan, bukan satu-satunya penentu keputusan.

Berapa Lama Proses Background Check Karyawan?

Durasi background check sangat bervariasi. Untuk pengecekan dasar seperti identitas dan riwayat pekerjaan, prosesnya bisa selesai dalam 3–7 hari kerja. Namun, jika melibatkan verifikasi pendidikan, catatan hukum, hingga pemeriksaan kesehatan, waktu yang dibutuhkan bisa mencapai 1–3 minggu. Lamanya proses juga dipengaruhi oleh jumlah kandidat dan metode verifikasi yang digunakan.

Contoh Background Check Karyawan

Background check karyawan dilakukan dengan tingkat kedalaman yang berbeda, tergantung pada posisi dan tanggung jawab jabatan. Semakin strategis posisi yang direkrut, semakin menyeluruh proses verifikasi yang dibutuhkan.

• Contoh Background Check untuk Posisi Finance Manager

Pada posisi Finance Manager, background check dilakukan secara komprehensif karena kandidat memiliki akses langsung terhadap keuangan dan aset perusahaan. Proses ini umumnya mencakup:

1. Verifikasi identitas dan keabsahan dokumen pribadi

2. Pemeriksaan riwayat pendidikan yang relevan

3. Verifikasi riwayat pekerjaan dan stabilitas karier

4. Reference check dari atasan langsung

5. BI Checking karyawan melalui SLIK OJK untuk menilai tanggung jawab finansial

6. Pemeriksaan riwayat hukum atau kriminal

Pendekatan ini bertujuan untuk memastikan integritas, kredibilitas, dan tingkat kepercayaan kandidat sebelum menempati posisi strategis.

• Contoh Background Check untuk Posisi Entry Level

Untuk posisi entry level, background check dilakukan secara lebih sederhana dan proporsional. Fokus utama meliputi:

1. Verifikasi identitas dan data pribadi

2. Keabsahan riwayat pendidikan

3. Penilaian kepribadian dan sikap kerja

4. Pengecekan jejak digital dan media sosial

5. Kesesuaian budaya kerja dengan perusahaan

Pada level ini, background check lebih menitikberatkan pada potensi, karakter, dan kesiapan kandidat untuk berkembang di lingkungan kerja.

Melihat banyaknya tahapan dalam cara melakukan background check karyawan, tidak sedikit HRD dan recruiter yang menghadapi tantangan waktu dan efisiensi, terutama saat harus memverifikasi banyak kandidat dalam waktu bersamaan. Proses manual yang terpisah-pisah juga berpotensi menimbulkan inkonsistensi data.

Di sinilah penggunaan platform digital khusus background check menjadi semakin relevan, karena mampu menyederhanakan proses verifikasi tanpa mengurangi akurasi.

Untuk menjawab kebutuhan tersebut, kini tersedia Background Check Psikologiehub, sebuah website yang dirancang khusus untuk membantu HRD, recruiter, dan business owner melakukan verifikasi data kandidat secara lebih cepat, praktis, dan profesional. Mulai dari pengecekan data hingga pengelolaan hasil background check, semuanya dapat dilakukan dalam satu platform yang terintegrasi.