Reference Check vs Background Check: Apa Bedanya dan Kapan Masing-Masing Digunakan?

Dalam proses rekrutmen, background check dan reference check adalah dua istilah yang sering muncul secara bergantian seolah maknanya sama. Namun, tidak sedikit tim HR yang menggunakan dua metode ini secara tertukar, atau bahkan menganggap salah satunya sudah cukup mewakili yang lain.

Padahal, keduanya adalah dua proses yang berbeda, mengukur hal yang berbeda, dan memberi informasi yang berbeda pula. Memahami perbedaan ini sangat penting bagi tim HR, karena menunjukkan bagaimana perusahaan membangun proses verifikasi kandidat yang benar-benar komprehensif dan tidak meninggalkan celah.

Apa Itu Background Check?

Background check adalah proses verifikasi data dan fakta tentang kandidat secara objektif melalui dokumen resmi, database, dan sumber pihak ketiga yang dapat diverifikasi. Sifatnya faktual: HR mengecek apakah informasi yang diklaim kandidat memang benar adanya.

Aspek yang diperiksa dalam background check umumnya meliputi verifikasi identitas melalui dokumen resmi, seperti KTP, ijazah, nomor handphone hingga pemeriksaan riwayat keuangan melalui SLIK OJK untuk posisi yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan dan aset.

Proses ini sepenuhnya berfokus pada data yang bisa diverifikasi. Tidak ada penilaian subjektif di sini, semua berbicara tentang apakah klaim kandidat sesuai dengan kenyataan atau tidak.

Apa Itu Reference Check?

Sementara itu, reference check adalah proses menggali informasi tentang kandidat melalui percakapan langsung dengan orang-orang yang pernah bekerja dengannya, seperti mantan atasan, rekan kerja setingkat, atau klien profesional. Sifatnya kualitatif: HR berusaha memahami bagaimana kandidat bekerja, berperilaku, dan berinteraksi dalam lingkungan kerja nyata.

Yang digali dalam reference check biasanya mencakup bagaimana etos kerja dan tanggung jawab kandidat sehari-hari, cara kandidat menghadapi tekanan atau konflik, kualitas kolaborasi dan komunikasi dengan tim, kekuatan dan area pengembangan yang paling menonjol, serta apakah referensi tersebut akan merekomendasikan kandidat untuk posisi yang sedang dilamar.

Jawaban-jawaban ini tidak bisa ditemukan di dokumen mana pun. Hanya orang yang pernah bekerja langsung dengan kandidat yang bisa memberikan gambaran ini, dan inilah yang membuat reference check memiliki nilai tersendiri yang tidak tergantikan oleh proses verifikasi dokumen.

Perbedaan Background Check dan Reference Check

Meski keduanya sama-sama bertujuan memverifikasi kandidat, cara kerja, sumber informasi, dan hasil yang diperoleh dari kedua proses ini sangat berbeda. Berikut perbedaannya secara lebih rinci.

1. Tujuan yang Ingin Dicapai

Background check bertujuan menjawab satu pertanyaan mendasar: apakah informasi yang diklaim kandidat benar adanya? Proses ini dirancang untuk mendeteksi apakah ada hal yang tidak sesuai antara apa yang tertulis di CV dengan fakta sesungguhnya.

Reference check, di sisi lain, bertujuan menjawab pertanyaan yang berbeda: seperti apa kandidat ini ketika bekerja? Mudahnya: bagaimana karakter, etos kerja, dan pola perilaku kandidat dalam lingkungan kerja nyata. Ini adalah informasi yang tidak bisa ditemukan di dokumen mana pun.

2. Sumber Informasi yang Digunakan

Background check mengandalkan sumber-sumber yang bersifat institusional dan dapat diverifikasi secara independen: KTP, nomor ponsel, dan SLIK OJK. Sumber ini bersifat objektif dan tidak bergantung pada siapa yang ditanya.

Reference check mengandalkan manusia sebagai sumber informasi: mantan atasan, rekan kerja setingkat, atau klien profesional memiliki konteks yang tidak bisa direplikasi oleh dokumen apapun. 

Namun, kualitas informasinya sangat bergantung pada seberapa tepat referensi yang dipilih dan seberapa terstruktur pertanyaan yang diajukan oleh HR.

3. Jenis Informasi yang Dihasilkan

Background check menghasilkan informasi yang bersifat faktual: apakah kandidat memiliki pinjaman (baik bank maupun online), kesesuaian data antara KTP dengan data yang diperoleh dari sosial media serta SLIK OJK. 

Reference check menghasilkan informasi yang bersifat kualitatif dan kontekstual: bagaimana kandidat menghadapi tekanan, kolaborasi dengan tim, area pengembangan, dan apakah gaya kerjanya cocok dengan budaya perusahaan yang baru.

4. Risiko yang Masing-Masing Tangani

Background check dirancang untuk mengantisipasi data personal yang tidak akurat, seperti data di KTP dan SLIK OJK maupun sosial media yang tidak sama, serta memberi informasi tidak tepat tentang utang (jika memang ada).

Reference check dirancang untuk menangani risiko ketidakcocokan yang tidak terlihat dari data: kandidat yang pola kerjanya bermasalah, atau yang performanya bagus secara individual tetapi kesulitan berkolaborasi dalam tim.

Mengapa Keduanya Tidak Bisa Saling Menggantikan

Ini adalah kesalahpahaman yang paling sering terjadi: perusahaan merasa sudah cukup melakukan salah satunya saja.

Perusahaan yang hanya melakukan background check mendapatkan informasi lengkap mengenai data kandidat, tapi tidak mengetahui bagaimana pola kerjanya. Sebaliknya, perusahaan yang mengandalkan reference check saja tidak bisa menjamin apakah data yang diberikan kandidat benar atau terjadi penyalahgunaan. 

Tanpa background check, perusahaan tidak memiliki cara untuk mengonfirmasi apakah klaim dalam CV kandidat memang benar adanya. Dikombinasikan, keduanya memberi gambaran lebih lengkap tentang kandidat yang sedang dipertimbangkan.

Kapan Masing-Masing Digunakan?

Dalam praktik rekrutmen yang terstruktur, background check dan reference check idealnya tidak dipilih salah satu, melainkan dijalankan pada tahap yang tepat dalam alur seleksi.

Reference check paling efektif dilakukan setelah wawancara final, ketika kandidat sudah masuk shortlist tiga besar atau bahkan sudah menjadi kandidat utama. Di tahap ini, informasi kualitatif dari referensi masih bisa memberikan wawasan tambahan yang mempengaruhi pertimbangan akhir, sekaligus membantu HR mempersiapkan pertanyaan klarifikasi jika ada hal yang ingin dikonfirmasi lebih lanjut.

Background check paling tepat dilakukan setelah kandidat hampir dipastikan diterima, sebelum offering letter dikeluarkan. Ini adalah verifikasi final untuk memastikan tidak ada informasi yang tidak sesuai dalam CV atau dokumen kandidat sebelum perusahaan mengikat komitmen secara resmi.

Untuk posisi-posisi strategis seperti senior manager, direktur, atau peran yang memiliki akses terhadap data sensitif dan aset perusahaan, kedalaman kedua proses ini perlu ditingkatkan.

Kesimpulan

Rekrutmen yang baik tidak hanya menemukan kandidat yang paling impresif saat wawancara. Tim HR juga memastikan bahwa kandidat yang diterima benar-benar orang yang mereka klaim, dan bekerja dengan cara yang dibutuhkan perusahaan.

Background check memastikan tidak ada kebohongan dalam data. Reference check memastikan tidak ada kejutan dalam perilaku kerja. Keduanya sama-sama membangun lapisan verifikasi yang jauh lebih solid dibandingkan mengandalkan wawancara dan CV semata.

Di Psikologiehub, kami menawarkan solusi background check yang terstruktur dan assessment psikologi yang membantu HR mendapat gambaran lebih dalam tentang karakter, potensi, dan kesesuaian kandidat.

Pelajari solusi rekrutmen Psikologiehub di sini dan temukan bagaimana kami bisa membantu proses seleksi Anda menjadi lebih akurat dan efisien.

FAQ

1. Apakah Reference Check Wajib Dilakukan Jika Sudah Ada Background Check?

Ya, keduanya tetap perlu dilakukan karena mengukur hal yang berbeda. Background check memverifikasi kebenaran data dan dokumen kandidat secara objektif. Reference check menggali informasi kualitatif tentang bagaimana kandidat bekerja dari orang yang pernah berpengalaman langsung.

2. Siapa yang Sebaiknya Dijadikan Referensi dalam Reference Check?

Mantan atasan langsung kandidat, karena memiliki perspektif paling langsung tentang kinerja dan perilaku kerja kandidat. Rekan kerja setingkat juga bisa memberi gambaran tentang kemampuan kolaborasi.

3. Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Setiap Proses?

Waktu yang dibutuhkan untuk reference check dan background check cukup variatif karena beberapa hal. Namun, di Psikologiehub, proses ini memerlukan waktu sekitar 3 hari kerja. 

4. Apakah Kandidat Perlu Diberitahu bahwa Perusahaan akan Melakukan Reference Check dan Background Check?

Ya, untuk kedua proses ini kandidat harus diberitahu dan dimintai persetujuan secara tertulis sebelum proses dimulai.